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Facility Management che vuol dire?

Aggiornamento: 13 nov 2023


Il facility management cos’è? Con il termine facility management (traducibile in italiano come gestione degli immobili o delle strutture) si intende la disciplina aziendale che si occupa della gestione degli spazi fisici di lavoro e di tutte quelle attività necessarie a rendere gli edifici (e con essi anche i servizi necessari a supportare le attività che vi si svolgono) operativi, produttivi e sicuri.

In altre parole, il facility management si occupa di gestire, organizzare e coordinare gli spazi di lavoro, inclusi tutti quei servizi, commodities e utilities che hanno l’obiettivo di assicurare i requisiti di funzionalità e comfort necessari al rispetto degli obiettivi aziendali, al mantenimento delle strutture, degli immobili, delle apparecchiature e alla tutela della salute e sicurezza dei lavoratori.

Si tratta dunque della gestione di tutti quegli aspetti che non riguardano direttamente il core business dell’azienda, ma che sono pur necessari per permettere a coloro che vivono e lavorano all’interno di un edificio di poter svolgere il loro compito nel modo migliore, rispettando gli standard qualitativi e di efficienza all’interno di un ambiente salubre, funzionale e in completa sicurezza.

Definizione di facility management Secondo l’International facility management association (IFMA), il facility management è quella professione che comprende più discipline per garantire la corretta funzionalità dell’ambiente costruito, integrando persone, luoghi, processi, procedure e tecnologia, al fine di condurre ad un miglioramento della qualità della vita degli stakeholder (le persone coinvolte), tenendo sempre presenti gli obiettivi aziendali da raggiungere.

Quali sono i principali benefici del facility management? Il compito principale del facility management è quello di gestire, coordinare e pianificare tutte le attività necessarie a mantenere in funzione le strutture fisiche di un’azienda, dagli immobili fino all’attrezzatura che vi si trova all’interno. Quando questo lavoro viene svolto nel modo corretto, il ciclo di vita delle risorse si allunga, i costi di gestione e di funzionamento si riducono e di riflesso i profitti dell’azienda salgono. Di seguito, una lista dei principali benefici derivanti da una corretta gestione di facilities e immobili:

  • Riduzione dei costi: il contenimento dei costi non riguarda soltanto la selezione dei fornitori, in modo da spuntare sempre il prezzo migliore. Una gestione accorta del facility permette per esempio di contenere i consumi energetici, di spostare risorse dalle attività di manutenzione correttiva (o a guasto) ad attività di tipo preventivo, etc.

  • Migliorare la sicurezza: garantire un ambiente di lavoro sicuro è uno degli aspetti centrali del facility management. Il facility manager ha infatti la responsabilità del controllo dei dispositivi di sicurezza aziendali, dai presidi antincendio ai sistemi HVAC che hanno il compito di fornire aria pulita e un clima salubre all’interno degli edifici. Ci sono poi le scadenze normative da rispettare, con interventi programmati, audit e ispezioni regolari che possono essere svolte da personale interno o esterno.

  • Fornire ambienti di lavoro coinvolgenti e produttivi: Compito del facility manager è anche quello di gestire gli spazi di lavoro, in modo che siano più produttivi e meglio organizzati. Oltre alla gestione fisica degli spazi, il facility si occupa anche della pulizia degli ambienti, della manutenzione del verde e di tutte quelle attività in grado di garantire un ambiente confortevole per dipendenti, clienti e chiunque si trovi a trascorrere il proprio tempo all’interno di una facility. Mai sentito parlare della teoria delle finestre rotte?

  • Estendere il ciclo di vita delle risorse: molte risorse critiche all’interno di una facility possono rappresentare una voce di investimento molto importante per le aziende. Un sistema HVAC commerciale, per esempio, è una voce di spesa necessaria ma anche ingente. Una gestione efficiente di questi impianti e di tutti i suoi componenti, permette di mantenere in funzione l’intera risorsa più a lungo, riducendone i costi e allungandone il ciclo di vita.

  • Migliorare la soddisfazione dei clienti: soprattuto in ambito retail, il facility management riveste un ruolo fondamentale che spesso viene associato anche al marketing. Illuminazione, scale mobili, pulizia, temperatura interna, sono tutti aspetti che influiscono sulla percezione di un brand da parte del nostro cliente. Lo stesso si potrebbe dire delle strutture ricettive, in ambito hospitality.


I 3 aspetti fondamentali del facility management Il facility management ha il compito di progettare, pianificare ed erogare tutti quei servizi che sono necessari a supportare l’attività principale di un’azienda, con l’obiettivo di aumentarne l’efficienza. In accordo con quanto sostenuto da IFMA (l’associazione internazionale di facility management e uno degli organismi più autorevoli in materia), la gestione di una facility e il lavoro dei facility manager possono essere suddivisi in 3 aspetti fondamentali che ne caratterizzano l’attività e il ruolo:

  • Aspetto strategico

  • Aspetto analitico

  • Aspetto gestionale-operativo

Analizziamo ciascuno di questi aspetti più nel dettaglio.


Aspetto strategico: Il facility management riveste un ruolo strategico per la propria azienda. Dalle politiche di selezione e di gestione dei fornitori, al reperimento dei servizi, la pianificazione della manutenzione, l’organizzazione degli spazi, delle strategie di manutenzione da adottare, la gestione del budget, la ripartizione dei costi e del carico di lavoro, l’internalizzazione o, al contrario, l’esternalizzazione dei servizi sono solo alcuni tra gli esempi più comuni che coinvolgono la sfera strategica del facility management. Aspetto analitico: L’aspetto analitico rappresenta una componente fondamentale nel facility management. Il facility manager ha il compito di comprendere quali sono le effettive necessità aziendali relative ai servizi e deve essere in grado di valutare i risultati ottenuti attraverso metriche e KPI che forniscano un riscontro effettivo sul suo operato, quello dei suoi collaboratori e fornitori. Il facility manager deve inoltre essere in grado di valutare il rendimento del sistema, le necessità delle figure coinvolte all’interno di una facility, individuando priorità, sprechi, colli di bottiglia, nuove opportunità e possibili miglioramenti, contribuendo attivamente al conseguimento degli obiettivi aziendali. Aspetto gestionale e operativo: Il terzo aspetto riguarda la gestione operativa dei servizi, che possono essere gestiti internamente oppure affidati ad uno o più fornitori. Questo include quindi la definizione di procedure, la loro implementazione e la reingegnerizzazione dei processi. Il facility manager deve essere in grado di coordinare le attività di tecnici e fornitori, tracciare gli interventi di manutenzione, gestire le criticità e assicurarsi che il lavoro venga svolto rispettando gli standard prescritti dall’azienda.

Quali sono le funzioni e gli ambiti applicativi del facility management? La normativa UNI EN 15221 – 1:2007, definisce il facility management come l’integrazione dei processi all’interno di un’organizzazione per mantenere e sviluppare i servizi concordati che supportano e migliorano l’efficacia delle sue attività primarie. Ma la gestione delle strutture comprende un’ampia gamma di attività.

Le principali funzioni a livello macro del facility management includono:

  • Gestione degli spazi all’interno dell’immobile

  • Gestione delle attrezzature e degli impianti (idraulici, elettrici, HVAC etc.)

  • Gestione della manutenzione

  • Gestione delle risorse (asset management)

  • Gestione economico-finanziaria

  • Individuazione e reperimento dei servizi (commodities, utilities e altro)

  • Gestione dei fornitori

  • Pianificazione delle attività e degli interventi tecnici

  • Gestione delle scorte e ricambi

  • Analisi dei dati

Scendendo più nel dettaglio si incontrano tutta una serie di altri servizi e attività che rientrano però nel soft service. Anche queste fanno riferimento al facility management. Ecco qui una lista non esaustiva delle più comuni:

  • Gestione immobiliare, real estate e property management

  • Gestione dei servizi di pulizia

  • La gestione degli accessi

  • Contenimento dei costi

  • Energy management

  • Acquisto di forniture

  • Allestimento degli interni

  • Gestione della documentazione relativa agli immobili e alle attrezzature

  • Gestione della documentazione tecnica, dei contratti e delle garanzie

  • Gestione dei servizi di mensa

  • Controllo e il rispetto degli standard di sicurezza all’interno delle strutture aziendali

  • Allocazione del budget

  • Coordinamento delle attività necessarie a manutenere l’immobile

  • Attività di auditing e ispezioni

  • La gestione dei servizi di sorveglianza e sicurezza

  • Manutenzione delle aree verdi

  • La gestione dei contratti con i fornitori esterni

  • Coordinamento e rispetto delle procedure stabilite

Hard service e soft service

Un altro modo piuttosto popolare, soprattutto all’estero, per classificare le attività di competenza del facility management è rappresentato dalla suddivisione dei compiti in 2 categorie: hard services e soft services. Quali sono dunque le differenze tra hard e soft service nella gestione delle facilities?


Hard services Gli hard services sono quei servizi di facility management che riguardano gli spazi e le infrastrutture di un’azienda. Sono quindi quei servizi che si concentrano sui componenti fisici dell’ambiente di lavoro. Si concentrano prevalentemente sulla gestione degli aspetti legati alla manutenzione. Ecco una lista dei principali hard service:

  • Manutenzione del sistema idraulico

  • Manutenzione dei sistemi elettrici e di illuminazione

  • Manutenzione dei sistemi HVAC

  • Manutenzione e conformità degli presidi antincendio

  • Manutenzione dei sistemi meccanici

  • Manutenzione strutturale

Naturalmente tutti questi aspetti devono essere gestiti e monitorati, avviando programmi di manutenzione preventiva e ispezioni regolari o facendosi trovare pronti in caso di emergenze inaspettate. Spesso alcuni di questi compiti vengono affidati a ditte esterne e fornitori che hanno il compito di effettuare gli interventi tecnici su segnalazione del facility manager e quindi per conto del proprio cliente.


Soft services Il soft service nel facility management coinvolge la gestione e il coordinamento delle persone che vivono e lavorano all’interno di una facility. I soft services includono quindi tutti quei servizi di una facility che contribuiscono a creare un ambiente di lavoro confortevole e funzionale, ma anche più salubre e sicuro. I principali esempi di soft services includono:

  • Gestione dei rifiuti

  • Servizi di pulizia

  • Pianificazione degli spazi

  • Organizzazione degli spazi

  • Disinfestazione

  • Sicurezza e video sorveglianza

  • Gestione degli accessi

  • Reception

  • Facchinaggio

  • Visite medico aziendali

  • EHS (Environment, Health and Safety)

  • Gestione dei locker

  • Gestione della posta

  • Cancelleria

Questi servizi possono variare enormemente in base al settore (retail, hospitality, industry etc.), ma anche agli obiettivi e alle necessità specifiche aziendali.

Molti di questi servizi, per esempio, potrebbero essere fondamentali per il facility manager che si trova a gestire gli uffici dell’head quarter della propria organizzazione, ma essere completamente superflui per i manager di una azienda manifatturiera di piccole dimensioni.


Le sfide del facility management

Quali sono le principali sfide che il facility management si trova ad affrontare?

  • Analisi dei bisogni aziendali e previsioni di spesa: in accordo con uno dei principali obiettivi del facility management, chi si occupa della gestione degli immobili ha il compito di riuscire ad analizzare e razionalizzare i costi, individuando quali sono le attività che apportano scarso valore aggiunto per l’azienda, eliminandole per ridurre i costi. Occorre dunque riuscire a razionalizzare le spese, garantendo al contempo un livello di comfort ed efficienza in linea con gli obiettivi stabiliti e gli standard di qualità necessari.


  • Qualità dell’ambiente di lavoro: il facility management ha il compito di garantire anche la qualità dell’ambiente di lavoro per i propri dipendenti e/o clienti che si trovano a trascorrere il loro tempo all’interno delle facility.


  • È quindi compito del facility manager quello di creare luoghi di lavoro che:

  1. incoraggino i dipendenti a sviluppare appieno il loro potenziale

  2. aumentino la produttività e l’efficienza

  3. semplifichino la comunicazione tra dipendenti, fornitori e clienti

  4. favoriscano la circolazione delle informazioni

  • Valutazione e gestione del rischio: con l’obiettivo di garantire la sicurezza e prevenire il rischio di danni fisici, ambientali e alla salute delle persone, il facility manager ha il compito di analizzare e valutare i rischi presenti all’interno delle facilities che gestisce, predisponendo tutte le azioni necessarie, come per esempio prioritizzando alcuni interventi o svolgendo regolari ispezioni, al fine di ridurre i pericoli.


  • Creare valore per l’azienda: il facility management può avere una parte attiva nella creazione di valore per l’azienda in cui opera. Come? Evitando guasti che portino a cali o perdite di produzione, o costi aggiuntivi. Ma anche organizzando l’occupazione degli spazi migliorandone il rendimento, come nel caso del retail o di un’azienda sanitaria in cui una gestione ottimale delle risorse apporta un valore aggiunto non trascurabile.

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